Informační memorandum o zpracování osobních údajů

Platné pro společnost: CENTRUM PRO DĚTSKÝ SLUCH TAMTAM, o. p. s.
IČO: 00499811

Platnost: 1. 6. 2026

Schváleno: ředitelkou společnosti, Mgr. J. Fenclovou

Vypracoval: DPO, 22HLAV s. r. o.

Vážené klientky, vážení klienti, vážení rodiče, dárci a partneři,
v souladu s Obecným nařízením o ochraně osobních údajů (EU) 2016/679 (GDPR) a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, si Vás dovolujeme informovat o tom, jak Centrum pro dětský sluch Tamtam, o. p. s. (dále jen "Společnost" nebo "Tamtam") nakládá s Vašimi osobními údaji a s citlivými údaji o zdraví Vašich dětí.

Ochrana Vašeho soukromí je pro nás absolutní prioritou, která je nezbytným základem pro budování důvěry v našem vztahu.

OBSAH:
1. Kdo je správcem Vašich údajů?
2. Jaké údaje zpracováváme, proč a na jakém základě?
3. Kdo získá přístup k Vašim datům (zpracovatelé a příjemci)?
4. Jak dlouho Vaše údaje uchováváme?
5. Jaká máte práva?
6. Ochrana soukromí na webu a soubory cookies

1. KDO JE SPRÁVCEM VAŠICH ÚDAJŮ?

Správcem osobních údajů je:

Centrum pro dětský sluch Tamtam, o.p.s. Sídlo: Hábova 1571/22, Stodůlky, 155 00 Praha 5 IČO: 00499811

Pro zajištění nejvyšší úrovně ochrany osobních údajů jsme jmenovali nezávislého Pověřence pro ochranu osobních údajů (DPO), na kterého se můžete kdykoliv obrátit se svými dotazy či žádostmi.

Kontaktní údaje Pověřence (DPO): 22HLAV s.r.o., E-mail: tamtam_dpo@22hlav.cz

2. JAKÉ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME, PROČ A NA JAKÉM ZÁKLADĚ?

Zpracováváme pouze takové osobní údaje, které jsou nezbytné pro bezpečné, kvalitní a odborné poskytování našich služeb, plnění zákonných povinností a transparentní čerpání dotací. Podle typu služby a vztahu s námi dělíme zpracování do těchto kategorií:

A) Zpracování nezbytné pro poskytnutí služby (Plnění smlouvy)

Tyto údaje zpracováváme proto, abychom Vám mohli poskytnout sociální a poradenské služby nebo pro Vás zajistit nákup v e-shopu. Váš souhlas není k těmto činnostem vyžadován.

Sociální služby (Raná péče, Sociálně aktivizační služby, Odborné sociální poradenství): Zpracováváme Vaše identifikační údaje (jméno, příjmení, datum narození, bydliště), kontaktní údaje a informace o sociální situaci rodiny na základě Smlouvy o poskytování sociální služby.
Odborné poradenství (psychologická, logopedická a speciálně-pedagogická poradna): Zpracováváme data za účelem poskytnutí odborné péče. Vzhledem k citlivosti předávaných informací od Vás před začátkem spolupráce získáme informovaný souhlas.
E-shop a web: Pro vyřízení objednávek z e-shopu na doméně eshop.tamtam.cz evidujeme doručovací, kontaktní a fakturační údaje pro účely splnění kupní smlouvy a zajištění logistiky a platby přes naše partnery (Česká pošta, Zásilkovna, KB SmartPay).

B) Zpracování na základě zákonné povinnosti

Tato data jsme povinni sbírat a uchovávat podle platné legislativy.

Vedení klientské dokumentace a sociálních záznamů podle zákona o sociálních službách.
Zajištění povinných údajů pro účetní a daňové záznamy a pro kontrolní audity státní správy (MPSV, MZ ČR, krajské úřady) týkající se např. mzdové a personální agendy.
Při vyžádání informací od orgánů veřejné moci (Policie ČR, soudy, OSPOD) jsme povinni požadované informace sdělit na základě plnění zákonné povinnosti, a to i bez souhlasu klienta.

C) Zpracování chráněných (citlivých) zdravotních údajů dětí a klientů

Pro zajištění odborné a individuální péče v rámci Rané péče, Odborného poradenství, SAS nebo Odborného sociálního poradenství zpracováváme tzv. zvláštní kategorie osobních údajů (údaje o zdravotním stavu).

Tato data (např. lékařské zprávy, posudky Speciálně pegagogického centra, údaje o kompenzačních pomůckách) od Vás získáváme výhradně na základě poskytování naší péče nebo pro plnění dotačních metodik donátorů.
Přístup k těmto údajům mají pouze pověření odborní pracovníci vázaní přísnou profesní mlčenlivostí (Need-to-Know princip) a jsou ukládána do šifrovaného klientského systému Liberis.
Pro případné sdílení těchto citlivých dat s dalšími odborníky mimo naši organizaci (např. lékaři, logopedy) Vás vždy požádáme o výslovný souhlas.

D) Zpracování pro účely oprávněného zájmu (Bez nutnosti Vašeho souhlasu)

Zpracováváme údaje k ochraně bezpečnosti, kontroly majetku a udržování našich veřejně prospěšných služeb. Tento postup Vám přináší stabilitu našich služeb. O takovýchto účelech informujeme a můžete proti nim vznést námitku:

Předávání údajů pro vykazování donátorům: Sdílíme základní agregovaná i jmenovitá data (na základě požadavků nadací či dotačních pravidel municipalit) za účelem doložení financování a dodržení zásad transparentnosti a efektivity.
Reportážní fotografie z veřejných akcí: Na besedách a společenských akcích pořizujeme celkové ilustrační záběry, z nichž není možné dovodit zdravotní stav osob. Využíváme je k informování komunity o dění v Tamtamu a k doložení konání akce.
Soft Opt-in (Přímý marketing): Pro stávající dárce a klienty zasíláme organizační newslettery a novinky v rámci "zákaznické výjimky" (§ 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb.) přes službu Ecomail. Odhlášení z odběru je možné kdykoliv a okamžitě z patičky e-mailu.
IT a fyzická bezpečnost: Ochrana sítě, záchrana dat na discích v nouzových případech a systémové monitorování zajišťují plynulý běh služeb.

E) Zpracování na základě Vašeho dobrovolného souhlasu

Některé činnosti jsou čistě volitelné, a pro ně Vás budeme žádat o udělení souhlasu (který lze kdykoliv odvolat):

Publicita a mediální PR: Cílené fotografické portréty dětí/klientů na Facebooku, Instagramu, v letácích a v časopisu Dětský sluch.
Kazuistiky: Použití detailních osobních příběhů (případových studií) pro odborné semináře a vzdělávání.
Volitelný newsletter pro veřejnost: Pro zasílání nabídek novým zájemcům.
Předávání osobních a citlivých údajů spolupracujícím odborníkům (foniatři, školy, atd.).

3. KDO ZÍSKÁ PŘÍSTUP K VAŠIM DATŮM? (ZPRACOVATELÉ A PŘÍJEMCI)

S Vašimi daty neobchodujeme a předáváme je výhradně za účelem poskytnutí služeb, zajištění financování či splnění zákonných povinností. Přístup k nim mají tito schválení partneři:

Dodavatelé softwaru a cloudu: Systém Liberis (Jakub Široký) pro správu klientských dat, Google Workspace (Google Ireland Limited) pro zabezpečenou interní komunikaci, RAYNET a Ecomail pro správu darů a marketing, 22HLAV s.r.o. přes licenci ABRA pro mzdové služby a účetnictví.
Instituce a orgány státní správy: MZ ČR, MPSV, kontrolní úřady a municipality, a to pro kontrolu kvality sociálních služeb a finančních toků, případně OSPOD, soudy a Policie ČR ze zákona.
Logistika a dary: Zásilkovna, Česká pošta, KB SmartPay a Nadace Via (Darujme.cz).

Všechny externí subjekty zpracovávající osobní údaje podléhají přísným smlouvám o zpracování dat (DPA) zaručujícím utajení a vysokou úroveň bezpečnosti (včetně umístění serverů do EU a EHP).

4. JAK DLOUHO VAŠE ÚDAJE UCHOVÁVÁME?

Vaše data ukládáme pouze po nezbytně nutnou dobu s ohledem na účel:

Zájemci o služby: Uchováváme základní kontakt max. 6 měsíců po ukončení komunikace, pokud nedojde k uzavření smlouvy a pokud nám neudělíte souhlas s dalším uložením.
Klientská, účetní a daňová data: Prokazování nákladů a realizace služeb v dotačních titulech vede k nutnosti archivovat evidenci i 10 let (případně i déle na základě specifik donátora) po ukončení služby/projektu.
Uchazeči o zaměstnání: V systému Teamio uchováváme dokumentaci u odmítnutých kandidátů z důvodu obhajoby našich právních nároků po dobu max. 3 let, pak jsou data vymazána a plně anonymizována. Pro účely talent pool si ponecháváme životopisy kandidátu maximálně 6 měsíců, delší zpracování by vyžadovalo váš souhlas.
Souhlas s fotografiemi/marketingem: Platí po sjednanou dobu (případně do odvolání).

5. JAKÁ MÁTE PRÁVA?

V rámci nařízení GDPR máte silná práva týkající se vašich osobních dat:

Právo na přístup: Máte právo vědět, jaké informace o Vás vedeme a proč.
Právo na opravu: Pokud jsou data nepřesná nebo neaktuální, rádi je obratem opravíme.
Právo na výmaz: Pokud pominul účel nebo byl odvolán souhlas, Vaše údaje na žádost smažeme (s výjimkou dat, u kterých to neumožňuje např. dotační zákon).
Právo na přenositelnost dat: Můžete požádat o převedení Vašich elektronických dat ve strukturovaném formátu jinému poskytovateli.
Právo na odvolání souhlasu: Jakýkoliv udělený souhlas s použitím osobních dat lze kdykoliv svobodně a bezplatně odvolat (e-mailem na DPO), aniž by to ovlivnilo poskytování samotné sociální služby.
Právo vznést námitku: Pokud se Vám nezamlouvá zasílání našeho informačního bulletinu nebo pokud nesouhlasíte s pořízením reportážní skupinové fotky na akci (oprávněný zájem), můžete vznést námitku.

6. OCHRANA SOUKROMÍ NA WEBU A SOUBORY COOKIES

Naše webové stránky (včetně informačního portálu idetskysluch.cz a e-shopu) využívají technologie ke zjišťování návštěvnosti, zajištění bezpečnosti a přizpůsobení obsahu Vašim potřebám. Technickou správu našich webů zajišťuje zpracovatel VIZUS.CZ s.r.o. / Optifor VIZUS s.r.o. na platformě Vizus CMS.

K těmto účelům využíváme tzv. soubory cookies (malé textové soubory ukládané do Vašeho prohlížeče). Přistupujeme k nim maximálně transparentně a rozdělujeme je do tří základních kategorií:

Technicky nezbytné cookies (Nevyžadují souhlas) Tyto soubory jsou absolutně nezbytné pro správné fungování našeho webu a e-shopu. Zajišťují například bezpečné přihlášení, ukládání položek v nákupním košíku nebo zapamatování Vaší volby v nastavení soukromí. Bez nich by stránky nemohly technicky fungovat, a proto je nelze vypnout.
Statistické (Analytické) cookies (Pouze s Vaším souhlasem) Pomáhají nám anonymně měřit návštěvnost a sledovat, jaké články či sekce webu Vás nejvíce zajímají. Díky tomu můžeme náš portál neustále vylepšovat. Pro tyto účely využíváme s Vaším souhlasem nástroje třetích stran, jako jsou Google Analytics, Microsoft Clarity a Leady.
Marketingové cookies (Pouze s Vaším souhlasem) Slouží k tomu, abychom Vám mohli na internetu (např. na sociálních sítích) zobrazovat relevantní pozvánky na naše akce nebo nabídky publikací. Pro tyto účely využíváme s Vaším souhlasem reklamní systémy společností Meta Platforms (Facebook/Instagram) a Seznam.cz.

Správa Vašeho souhlasu (Cookiebot)

Při první návštěvě našeho webu se Vám zobrazí informační lišta (tzv. Consent Management Platform), která plně respektuje Vaši volbu. Žádné statistické ani marketingové cookies nespustíme dříve, než nám k tomu dáte aktivní souhlas kliknutím na tlačítko "Přijmout všechny" nebo výběrem konkrétních kategorií v nastavení. Své rozhodnutí můžete kdykoliv změnit pomocí odkazu "Nastavení cookies" v patičce webu.

Vložený obsah a sociální sítě

Na našem webu můžete narazit na vložená videa (YouTube) nebo prokliky na naše profily na sociálních sítích. Upozorňujeme, že kliknutím na tyto prvky nebo přehráním videa opouštíte chráněné prostředí našeho webu a Vaše data (včetně IP adresy) mohou být zpracovávána těmito globálními platformami podle jejich vlastních podmínek ochrany soukromí.

Vaše důvěra je náš největší závazek

Naším cílem je Vám otevřeně a transparentně ukazovat, jak pečlivě Vaše data chráníme.

Ochrana soukromí pro nás totiž není jen nutným splněním zákonné povinnosti. Je to naprostý základ naší každodenní práce. Rodiny a dárci nám svěřují ty nejcitlivější informace a my děláme maximum pro to, abychom tento vztah chránili. Bez Vaší důvěry bychom nemohli pomáhat tam, kde je to nejvíce potřeba, u dětí se sluchovým postižením.

Děkujeme, že nám důvěřujete a že jste součástí naší komunity.

Váš tým Centra pro dětský sluch Tamtam

Zpět Nahoru Tisk